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【シリーズ】アイスタイルグループ社員の1日に人事が密着! ~第9弾:メディア・グローブ プレスルーム~

March 13,2020

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こんにちは、アイスタイルのリクルーティング部にて採用を担当している小坂です。

この写真ももはや3年前…

本シリーズは、前任のリクルーティング部 王が(彼女はグループ会社の人事として旅立っていきました…)立ち上げた「アイスタイルグループの社員は具体的にどんな1日を過ごしているのか?」という疑問を解消するためにお届けしているブログです。今回は小坂がシリーズを引き継ぎ、アイスタイルグループで美容領域に特化したPR業務を行うメディア・グローブ社のプレスルーム事業の詳細をお届けしたく、メディア・グローブ プレスルームスタッフの【友貞さん】に密着、インタビューを実施しました!

プレスルームスタッフの友貞

…なのですがまずは、インタビューをお届けする前にメディア・グローブ社が生業としている【美容領域専門のPR会社】とはどういった業務をしているのかを改めてご紹介させていただきます。

クライアントとなるのは、国内外の化粧品ブランド、特にマーケティングやプロモーションを担当されている方々。クライアントの皆様は自社のブランドそのもの、あるいは商品の認知度を高めたい!正しく理解してもらいたい!という意識をもってTVや雑誌、インターネットメディア等皆さまの目に触れる機会を増やすことを目的とした活動を行っています。(いわゆるPRですね。)

 

メディア・グローブが行うのはそのPR活動の代行業務。ブランドが伝えたいメッセージや、商品特性が正しく伝わるように様々なメディアに働きかけてクライアントのPR活動を支援します。(この業務を行うのがPRコンサルタントです。※PRコンサルタントの紹介記事はコチラ

 

そのPRの代行業務の一環として商品の【貸し出し】業務があります。メディア・グローブのプレスルーム部門はその貸し出し業務を担う部署。PR活動の代行を行うPRコンサルタントと連携しながら業務を進めます。
※貸し出し業務の仕組みですが、2年ほど前にもプレスルームスタッフのわさびちゃんがプレスルームの役割・業務について記事にしてくれていました。

 

美容PRのお仕事基本のキ!【大公開!MGプレスルーム編】

こちらもとてもわかりやすくまとめられているのでぜひご参照ください!

 

前段が長くなりました。それでは、そのプレスルームで働くスタッフである友貞の1日、インタビューをお届けします!

株式会社メディア・グローブ プレスルームスタッフ 友貞
大学卒業後ダンス用品の総合メーカーに入社。学生時代から続けているフラメンコとスペイン留学経験を活かし、フラメンコ部門の営業・買付・商品企画を担当。5年間従事した後、大手広告代理店に
転職。メディアチームに所属し、国内家電メーカーの白物家電や美容家電のメディアプランニングを
8年経験。広告の仕事をするうちに美容PRへの興味がわき、メディア・グローブに2016年に入社。
2年間美容のPRコンサルタントとして従事後、2018年から現在のプレスルームへと異動、現在に至る。

【1日のスケジュール】

9:30                   プレスルーム出社

※メディア・グローブのプレスルームはアイスタイルグループのオフィスがあるアーク森ビルの道路を挟んだ向かいの建物。マンションの数室をプレスルームとして利用しています。

まずは出社次第郵便、PCに届いているメールをチェック。

お取引のある化粧品ブランド、また編集部に貸し出していた商品が大量に郵送されてくるので、出社すると既にたくさんの郵便が届いていることも。
※私が取材にお伺いしたときは、12個も段ボールや紙袋に包まれた商品が届いていました!

 

10:00           緊急の対応!編集部への商品送付

 

アーク森ビルにいるPRコンサルタントから急遽連絡。*
ある雑誌社での午後の撮影に間に合うようにスタジオに商品を送付できるかの至急の問い合わせ。対象となるブランドをヒアリングし、詳細情報をいつまでにもらえるかまずは電話で確認!

 

*…PRコンサルタントとの連絡はチャットツールや電話でのコミュニケーションが多いです。

 

10:30             対象ブランドの詳細を確認

 

対象となるブランドの詳細な依頼内容をPRコンサルタントから確認。他のスタッフにも指示をして、出社している

スタッフ全員で商品の準備&梱包作業。急ぎなので、今回はバイク便で発送して対応完了!

たくさんのブランドから多くの商品を預かっており、一回の撮影で送付する商品も段ボール1個分になることも。傷がつかないようパッケージに包み、また点数や商品違いといった入れ間違いの無いよう丁寧に作業を行います。

11:00                 今日出荷予定の依頼内容を整理

 

緊急対応が終わったところで、ほっと一息。改めて本日対応が必要な貸出商品の準備を開始。

ずらっと商品が並ぶ棚から依頼された商品をピックアップ。

※画像は多少ぼかしていますがこのようにたくさんの商品をお預かりしており、整然と管理しています!

きれいに撮影してもらえるように商品に傷や不具合がないかを入念にチェックし、梱包作業を開始!

 

11:30                  貸し出し商品の返品&新商品の納品対応

 

出荷準備をしていたら、また郵送物を受領!1つは、雑誌の編集部へ貸し出していた商品が撮影を終えて、返送されてきたもの。こちらは、一緒に働くアルバイトさんに返却された商品の種類や個数に間違いがないか確認を依頼して対応します。

もう1つは、契約しているブランドからこれから雑誌掲載が予定されている来期発売される新商品の納品。中身を確認し、雑誌掲載にあたっての商品の注意事項などをPRコンサルタントにヒアリングし、他のスタッフにも共有します。

 

12:00                 ランチ

 

プレスルームのスタッフとランチ。みんなで雑談しながら休憩室でお弁当を食べることもあれば、近くのお店へ行くことも。食後のコーヒーを買って休憩終了…作業再開!

 

13:00                 引き続き貸出商品の準備を再開

 

貸出商品の準備中、PRコンサルタントからの送付指示に間違いを発見。誤った商品を送ると、雑誌掲載される撮影機会を逃してしまうので危ないところでした。そのほか、プレスルーム内に在庫のない商品の指示があったり、撮影日を誤っていたりという場合も。

指示をだすPRコンサルタントは、外出も多くバタついていることも多くあるので、彼女たちをサポートし、正しく商品の貸出を行えるよう依頼内容や商品の状態を確認することがとても重要な役割です。

 

15:00                当日出荷する商品の依頼受付を終了!

 

夕方17時が最終集荷時間のため当日出荷の場合は、15時をPRコンサルタントから指示を受ける最後の時間としています。コンサルタントからの依頼内容を再度チェックし、確認漏れがないか最後の確認を行います。

 

15:30            上司と面談

 

当日必要な作業をやり終えたところで、上司と面談。お預かりしている商品の管理の仕方や、PRコンサルタントとのコミュニケーションの取り方等、日頃の業務で気づいた問題点を共有し、改善案を一緒に検討。

 

16:00                返品商品の数が足りない!

 

昼前に届いた返却商品の確認をしていたアルバイトスタッフから、貸し出していた商品の一部が入っていないいとの報告が。契約ブランドからお預かりしている大切な商品を紛失しては大変なので、貸し出していた編集部に急ぎお電話。先方での発送漏れとわかり、翌日着で送ってもらうことに。

 

17:00                 当日対応分の最終集荷が終了!

 

発送した荷物の伝票等を整理し、ブランド毎に件数を集計。送付した商品や送付先を在庫管理システムに入力。

商品の確認等残務を整理し、最後に編集部から返却のあった商品や、今日納品された新商品を棚へ整頓して収納!

 

18:30                   退社

 

だいたい、18時半頃には皆で退社!

※もちろん緊急で郵送業務等を任されることもごくたまに…

【一問一答】

プレスルームで友貞さんにこんな感じでお聞きしてました。

―日々の業務で目標にしていること、心掛けていることはどんなことでしょうか?

 

メディア・グローブから美容の雑誌社・プレスの方へ商品をお届けするための最後の砦がプレスルームです。そのプレスルームで万が一間違いがあったら各方面に影響がでてクライアントであるブランド、プレスの皆様にもご迷惑をおかけしてしまいます。その日の出荷内容に間違いなく・時間内に発送できるように、

 

・PRコンサルタントとプレスルームが一枚岩であること

・小さなことでも何か引っかかることがあったら必ず確認すること

・作業中はプレスルーム内のメンバー同士で常に声を掛け合ってそれぞれの状況を把握しあうこと

 

を心掛けていますね。

 

―主な業務とその割合を教えていただけますか?

 

日々の業務を考えると、貸し出しのための商品の発送業務が7割くらい、お預かりしている商品の在庫管理が1割くらい、PRコンサルタントとの発送のためのスケジュール管理・調整が1割くらい、クライアントへの連絡対応が1割、といったところでしょうか。

 

―納品管理や商品の整理イメージは尽きました。ちなみにデスクワークとしてはどういったことをされるのですか?

 

まずは、各ブランドのPRコンサルタントからくる貸出依頼のメールのチェック。

その他、私はクリッピング業務も担当しており月のうち5日間程、取引しているブランドの商品が雑誌に掲載されたかどうかの確認やクライアントに提出するための報告データ・資料の作成、管理をしています。

 

―一緒に働く人はどのような方が多いのでしょうか?

 

20代~60代まで幅広い年代が働いています。

コスメが好きで、細かい作業が得意なスタッフが多いですね。

 

―最後に、友貞さんが一緒に働くならこういう人が良い!というご希望がありましたら教えてください!

 

与えられた業務をこなすだけでなく、「プレスルームをより良くするにはどうしたら良いか」という事を一緒に考えてくれる方が来てくれたらうれしいです。

1日密着してみて・・

メディア・グローブが請け負うPRコンサルティングの案件数はもちろん、プレスルームでお預かりする商品量もここ数年でどんどん増えています。(そしてこれからもどんどん増えそうです。)

 

聞いてはいましたが化粧品業界におけるPR業務の重要性を改めて感じました。

その中で【貸し出し】業務はしっかりメディアで掲載されるために丁寧さと正確さが重要な業務。それが信頼につながり、またメディア・グローブの次の仕事につながっているのだな、と改めて感じました。

 

いかがでしたでしょうか?メディア・グローブではプレスルームスタッフのポジションで絶賛採用活動を実施中です。

・正確さを必要とする事務作業が得意な方

・周囲のメンバーとコミュニケーションを取りながら業務をするのが好きな方

・化粧品・コスメ等に関心のある方(特に新商品の情報等は誰よりも早くキャッチできます!)

 

はぜひとも応募をご検討ください。

求人内容の詳細はコチラ

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました!

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