皆さんこんにちは。経営管理部で総務を担当しております、小屋敷です。
総務が送る連載記事、「総務快速が通過いたします！」は第6回目となります！
イヤッフーイ！ワッフーイ！(ﾟωﾟ)

 

東京は先日、40年振りという実に記録的な雨の連続でしたが、雨にもマケズ、今回は「新卒社員と仕掛ける！朝の取り組み」をご紹介したいと思います。

 

・アイスタイルの新卒社員が取り組んでいるオフィスのお仕事とは？
・「朝業務」って具体的どんなことをしているの？
・どんなことがメリットなの？

 

などなど。今回はアイスタイルの新卒社員と一緒に回ってみたいと思います！
それでは、今日も早速元気に出発進行―！

 

【総務快速が通過いたします！】！！！

びゅーーーーん！

レッツゴーーーーーーー！

出発進行――――――！-=≡Σ(((⊃ﾟ∀ﾟ)つｱﾋｬｱｱｱｱｱｱ

【総務快速が通過いたします！】 オフィスの運営や総合受付対応から普段より社内をバタバタと走り回る事の多い総務担当社員が、快速電車のごとく、バビュン！とオフィスを周り、隠れた機能・これから取り組む予定の極秘プロジェクト、紹介される機会が少ない他支店のオフィス…などなど、様々なアイスタイル社員が働く場所の裏側をご紹介いたします！

 

さてさて。今回の案内係は…、あ、北野氏～！！！！

北野氏：「おはようございます～！ついに私にも総務快速出演の出番が回ってきましたね…( *´艸｀)」

 

そうなのです。北野氏、お待たせしました。

今回の案内係はそのままの呼び名ですが、「北野氏」こと北野さんです（そのまんま）

ぶっちゃけ、今このブログを書きながら北野氏のニックネームはどうしようかな？と思いつつ書いていましたが、もう昔からこの呼び名が私の中では定着しておりますので、このままいきます。
皆のアイドル、北野氏です。皆さん、覚えましたね？

 

北野さんは総務グループでは唯一、総務快速Vol.1にてご紹介したオフィス移転の前から在籍している社員で、前オフィスからの移転を経験しています。その為、オフィスの中については一番詳しいですよね！？

 

北野氏：「そうですね。オフィスファシリテーターとして、社員窓口をやっていると詳しくなりましたね。でも、今日はオフィスの使い方やコンセプトではなく、ある取り組みを皆さんに紹介したいなと思って！まずは電気つけましょうか。」

 

時刻は8:00台…。まだ社員も数人しかいないのですが…。

 

北野氏：「そこがミソですよ～。この取り組みは朝にやっていて、朝でないと意味がないんです。」

 

そこがミソ！？うーん、年代がバレそうな発言です。
朝でないと意味がない、その理由とは？

北野氏：「アイスタイルでは、新卒社員がコアタイムの10:00前に出社し、オフィス整備をしています。どんな整備をしているか？それは実際に皆さんについて行ってみましょう！」

 

そうですね！今日は新卒社員と一緒に「フレッシュな朝業務」に同行したいと思います！

 

アイスタイルの新卒社員が取り組んでいるオフィスのお仕事とは？何故朝に行うの？

北野氏：「あ、もう集まっていますね。フレッシュの皆さん～！おはよう～！！」
※アイスタイルでは新卒社員のメーリングリストがFresh17＠～（2017年新入社員の場合は17）となっているため、新卒＝Fresh。の表記が多い

新卒社員一同：「おはようございます～！！！(*‘ω‘ *)ﾓｸﾞﾓｸﾞ」

 

北野氏：「皆さん、今日も朝業務宜しくお願い致します～」

 

ココでも出ました、”朝業務”のキーワードです。一体、朝に何を取り組んでいるのですか？

 

北野氏：「毎年、その年の新卒社員が朝に来てチームに分かれてオフィスの稼働準備をしています。稼働準備は簡単に言うと、会議室の清掃や新聞配達、郵便物の整理などです。」

なるほど。オフィスが稼働する前の「朝」に実施するんですね。でも、清掃とか、それって夕方でもいいのでは？

 

北野氏：「夕方以降はイベントで会議室を利用することもあります。ですので、全室完璧に清掃やチェック、整備が一気に出来るのは朝しかないですね。それに、ちょっと昔ながらですが、朝に清掃をして1日が始まるというのは気持ちがいいと思います！皆でやる事で、新卒同士の朝のコミュニケーションにもつながります。」

 

そうですね！掃除の他にも「チームで行うこと」の目的がありそうです。

他にも仕事上でのメリットがあるのではないでしょうか。もう少し覗いてみましょう！

「朝業務」って具体的どんなことをしているの？

会議室の清掃、新聞配達、郵便物って…ざっくりとしたタスクはこの通りですが、実際どんな風に進めているのでしょうか。

 

北野氏：「実際こなすタスクはかなりの量がありますね。例えば、会議室清掃についても、椅子の位置やホワイトボードが綺麗になっているかを確認したり。部屋に入ると一見綺麗だな～と思っても、実は机が汚れている。それを毎日綺麗に掃除することで、使う側の立場になった時に綺麗に使うようになるのではないでしょうか( *´艸｀)」

確かに、使う立場になった時に

「綺麗であることは当たり前」

「備品が揃っていることは当たり前」

ではないことを痛感しそうです…。

いつも綺麗なオフィスの裏側には、新卒社員の頑張りがあってこそなんですよね。

 

北野氏：「その通りです！勿論、オフィスビルの清掃は入りますが、それ以外の細かい部分については社内での対応が必要です。その業務を、総務だけでなく毎年社員を巻き込む事で、「準備する側の立場」を経験した社員が増えるので、オフィス全体が向上するように思えます。」

 

そうですね、オフィスで掃除や整備をジブンゴト化する事ってなかなか難しいですが…、オフィスも自分たちが利用する家と変わらない、自分たちの施設ですものね。

 

朝業務として整備しているからこそ、お客様を朝イチから気持ちよくお通しすることが出来そうです！

 

「朝業務」をやることのメリットってあるの？

ここまでご覧になった人の中には、
「…とは言っても、毎朝朝から大変だよね。」
「朝早く出社して掃除するのはな～(´･ω･｀)」
「本業務はどうなっているの？」
という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

私も、アイスタイルに入社したばかりの頃は、そんな事を思っている時もあったんです。
そして、「なぜ新卒なの？」と思ったことも…。

 

北野氏：「そうですね…それでは、実際に聞いてみましょうか？おーい。森本さーん、岡本さーん、本本（モトモト）コンビー！！！」

ぶっちゃけ、朝業務のメリットって何なのでしょうか…(´･ω･｀)
2017年新卒に直撃インタビュー！

 

森本：「朝業務のメリットですか？実は結構ありますよ！」

 

え！？そうなんですか！？

 

森本：「はい！実は、僕たちはチームで朝業務を行っています。どうしても、別の予定があったり外出したりで対応出来ない時は別の人が対応したり。そういった連絡のコミュニケーションや、この整備はこうした方が効率が良いのでは、という話をチームを行う事もあります。そういった、新卒がチームワークで動ける業務の1つです。
今は配属が変わってしまったので、横連携の業務として非常に良いと感じています。」

 

なるほど。所属部署の垣根を超えて積極的に関われるプロジェクトになっているんですね。

 

森本：「新卒だけでなく、社内の色々な人とコミュニケーションを取れるのも非常に面白いです。朝に挨拶をすることもそうですし、総務との連携も多いですね。」

 

岡本：「僕は、実際に自分の部署の業務で活用出来た事がありました！
イベント事業に必要な備品があったのですが、朝業務で備品の位置を認識していたので、スグに用意することが出来ました。オフィスの細かい情報に精通したことで業務が円滑に進みました。」

実際に業務でも活用できる情報が別業務で得られていた、というのは皆さまもよくあるのではないでしょうか。

そのような事が、朝業務を通しても行われるのですね！

 

北野さん：「朝業務と言って、ただ清掃をする…という事だけではなく、企画も盛り込むことがあります。チェックシートの運用方法だったり、ホワイトボードに書いたとき跡に残らないペンを導入しようとか。新卒の皆さんからの意見を取り入れてオフィスが向上しているんですよ！」

 

オフィスのコンセプトである　【Unfinished（未完成）】　をまさにここでも体現が出来ていますね！

総務と新卒で共にオフィスを創っている。オフィスを通じて、自然とアイスタイルのValueにも結び付いていることもシナジー効果としては高いのではないでしょうか。

如何でしたか？
今回はアイスタイルで行っている、新卒社員と総務が共創する１つの文化をご紹介しました。

 

さて、北野氏。
それはそうと、他のメンバーよりもキャラクター色薄かったんじゃない？
これでいいの！？このままでいいのか！？

 

北野氏：「これでいいの？と言われましても。うーん(´･ω･｀)
じゃあ、次回は別の施策をご紹介しますね！2連続北野でご紹介することでキャラクター強めていきたいと思います。フフフフフ……。」

 

不敵な笑みをこぼす北野氏！怪しい！
次回もオフィスで取り組んでいるオフィス向上に関わる施策をご紹介いたします★
お楽しみに！

 

今日も社内を総務快速が通過しましたーーーー (((((((((((っ･ω･)っ
白線の内側にさがって、次回の掲載をお待ちください。