皆さんこんにちは。

はじめまして、経営管理部　総務グループの小屋敷です！『総務』や『経営管理』と聞くと、郵便管理・BCP（事業継続計画）・セキュリティなどのリスクマネジメントや受付対応、株式事務等の業務が連想されるかと思います。

 

勿論、上記業務も行っていますが、総務の仕事は多岐に渡り、全社イベントの取り仕切りから社内報の発信、通信機器端末の提案等、毎日様々なお仕事に取り組んでおります。

 

加えて、総務はアイスタイルの設備（各支店のオフィス）管理・運営を担っている部署です。

 

というわけで。

こちらの連載では「アイスタイルの進化するオフィス！」を毎回お伝えしていきます！！

 

 

そう、

 

題して、

 

 

【総務快速が通過いたします！】

 

 

びゅーーーーーーーーん！
レッツゴーーーーーーー！
出発進行ーーーーーーー！-=≡Σ(((⊃ﾟ∀ﾟ)つｱﾋｬｰｶｲｿｸｳｩｩ

 

【総務快速が通過いたします！】

 

オフィスの運営や総合受付対応から普段より社内をバタバタと走り回る事の多い総務担当社員が、快速電車のごとく、バビュン！とオフィスを周り、隠れた機能・これから取り組む予定の極秘プロジェクト、紹介される機会が少ない他支店のオフィス…などなど、様々なアイスタイル社員が働く場所の裏側をご紹介いたします！

 

まず、今回は始発駅（第１回目）なので、現在のアイスタイルのオフィスが完成されるまでのお話とオフィスのコンセプトをざっくりでは御座いますが、ご紹介いたします！

 

 

▼現在のオフィスが出来るまで

アイスタイルのオフィスは2013年8月、乃木坂から現在の六本木一丁目のオフィスに移転をしました。当時は現在の約半分ほどの社員が在籍しており、移転前のオフィスは４フロアに分かれている状態。年々増える社員に対し、増床にて対応をしていましたが、コミュニケーションが分断されている事を社長が課題と感じ、

 

「よし！１フロアの超広いオフィスに引っ越して、社員同士のコミュニケーションを円滑にしよう！」

 

と決意。

 

ｷﾀ━━━━━(ﾟ∀ﾟ)(ﾟ∀ﾟ)(｡A｡)(｡A｡)

 

総務・経理・情報システム担当者は勿論、社長自らも参加するオフィス移転プロジェクトがスタートしました！

 

 

＜当時のプロジェクト会議の写真＞

 

毎週、2時間の定例ミーティングでは終わらないほどの議論を繰り返し……（笑）

沢山の方にご協力いただき、無事、移転が完了。

 

現在のオフィスに移転しました！

 

＼正直、どんだけ進化遂げたのってレベルに|дﾟ)／

 

オフィスの全体面積が増え尚且つ1フロアになり、全社員のコミュニケーションが円滑に進むようになりました。

 

また、社員が増員されることにより発生する問題あるあるですが、
「会議室の予約が取れない～(‘Д’)」
「お手洗いが混雑している～(‘Д’)」
「大きなセミナールーム欲しい～(‘Д’)」
といった社員から挙げられていた課題の解決は勿論、コスメルームやプレイルーム等、社員の意見を取り入れたお部屋もオープン！

 

移転に続き、2015年5月には受付エリアに会議室を増設・執務席を改修し、2016年8月に増床をしました。

あ、そうです、私ここ最近はずっとオフィスづくりしています。うふふ。

▼オフィスのコンセプトについて

アイスタイルのオフィスには２つのコンセプトがあります。

 

1．INTERACTIVE TREE
オフィスの中央はフローリングとなっており、社内をぐるっと一周回る事が出来ます。フローリングの上はセミナールームやオープンミーテイングスペース、キッチンがあり、人々が集まる中心となっています。つまり、「中心＝大きな幹」になっている事から、幹に人が集まって様々な発想が生まれ大きく木のように成長をしていく、という意味を込めて1つのコンセプトとなりました。

2．UNFINISHED
オフィスの工事は終わっても、オフィス「づくり」は終わらない…！！
社員のアイディアや活用方法が随時加わり、オフィスが更に活用されていくことを願い、オフィス完成は未完成をあえてイメージしていました。こちらのコンセプトに沿った活動を総務は勿論ですが、社員自らも実現をしています。

 

それでは、実際に社員がどのように「UNFINISHED」な進化するオフィスをつくっているかをご紹介します。バビュン！

 

 

▼社員みんなでつくるオフィスのかたち

総務では、移転した後も定期的にオフィスに関するアンケート調査を行っています。社員からの声を吸い上げ、社員が感じている課題も解決していきます (・ω・)すっかり定着した受付前の大きな会議室も、実は社員の声を反映して出来た会議室なんです。

 

＜Group Study＞
移転時にセミナー・大人数会議室・昼は休憩スペースとしても活用出来る多目的ホールです。執務席の中心にあるので、自然と人の導線になり、コミュニケーションが生まれます。

大容量の本棚も完備！本棚はGroup Studyの裏側にもあります。内側は女性誌、外側は専門誌・参考書の割合が多いような…。

セミナーで使う予備の椅子はスタッキングで収納。使った社員が綺麗に戻すことがルールの1つ。

 

Group Studyは非常に活用され、次第に社内でイベント・勉強会・セミナーのバッティングが続きました…。

 

移転後にオフィスに関するアンケート調査を行ったところ、

「大きな会議室がもっと欲しい」

「勉強会がバッティングする事が多い」
「外部の人を呼ぶ時にもっと機能が充実した会議室が欲しい」
などの意見が多数挙がりました。会議室を増やしつつ、セミナー会場としても使える多目的ホールをもう1つ造る。2つの目標を立て、課題解決を目指しました。

 

 

＜新設された受付スペース前の会議室＞

通常12人の会議室3つですが、全て繋げると、なんと100人以上のセミナールームに変身！窓からの眺望もあり、開放感のあるお部屋に。イベントが盛り上がる！という効果も!?

 

また、前方のプロジェクターと後方のサイネージが連動し、後ろに座った方もモニターが見やすい造りになっています。この機能も社員の声を活かして出来た仕組みなんですよ！(・δ・)

 

 

＜Concentration Room＞
こちらも、社員の要望を活かしたスペースになりました。「執務席や会議室がオープンな造りなので、集中したい時に出来ない…」という声がチラホラ。

ううむ…(´･ω･｀)

 

オープンでコミュニケーションが円滑になった反面、集中できないというデメリットがありましたか。と気づく総務。

 

そこで出来たのが、集中ブースを集めた「Concentration Room」です。

まるで漫画喫茶のような仕切りと、PC・リラックス出来る椅子を揃え、短時間の集中作業が可能に。こちらは予約制で1日2時間！（集中する時間を決めて作業！）をルールにし、社員が個々に活用しています。

 

 

オフィスを物理的につくるだけではなく、『新しいオフィスの使い方』を社員がつくっていることも感じます。

 

例えば、セミナー会場にと用意した会場を、「プロの方を招いてヨガをするために使いたい！」や「会議室めちゃ広いのでミニ四駆走らせていいですか？（!?）」などなど。

 

＜社員が活用している様子＞

 

1人1人が全く別の視点でアイディアを思いつき、オフィスを活用しているなと実感する事が多いです。

また、社内に用意した掲示板にも、社員のアイディアによりポスターや告知が貼られることも。

 

総務だけでなく、社員全員が発案することで、アイディアに限界を感じません。

 

▼「オフィスづくり→進化するオフィス」まとめ

一般的にオフィスは経営層と管理部で話し合いの上造られることも多いかと思いますが、総務では随時「社員自身が活性化する、活用が出来るオフィス」を目指し、取り組みを続けています。

 

オフィスはコミュニケーションツールの1つとしても活用が可能です。イベントの工夫やオープンな打ち合わせでのコミュニケーションだけでなく、受付に装飾などを施し、ちょっとした社員の会話が生まれることも、大事にしたいと感じています。その辺りの詳しい内容はこの記事もご覧くださいませ(っ･ω･)っｼｭｯ→「コミュニケーションを生むオフィスづくり」
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次回は、オフィスアンケート調査の他にも総務で取り組んでいることや、オフィスを使う上でのルールなどもお伝えします！お楽しみに！

 

今日も社内を総務快速が通過しました～～～～(((((((((((っ･ω･)っ

白線の内側にさがって、次回の掲載をお待ちください。