※本記事は2016年5月26日にアイスタイル HR blogに投稿された記事の再掲です。

 

 

突然ですがこの画像、何だかわかりますか？

 

↓

 

 

↓

 

 

↓

 

実はこれ、アイスタイル本社オフィスの受付エリアのデコレーション。桜の季節を迎える3月下旬から、期間限定で実施しておりました！

 

桜の季節だけではありません。他の季節にも、それぞれの時期に合わせた季節感のあるデコレーションを行っています。また、クリスマス、お正月、節分、お花見などの季節行事の際には、社内でイベントも実施しています。

こうした季節モノの企画を実施しているのが、経理管理部 総務グループのみなさんです。これらの取り組みに込められた思いと、どのように企画・運営しているのかについて、マネージャーの小屋敷さんにお話を聞きました。

季節感のある装飾が、コミュニケーションのきっかけに

– まず、総務グループの仕事について教えてください。

 

小屋敷：　「『アイスタイルグループで働くみなさんが働きやすい環境を整える』のが私たちの仕事です。具体的な業務はたくさんあってお伝えしきれないのですが、主なところですと、オフィスの運営・管理、備品の購入・管理、福利厚生制度の整備・運用、社内ルールの整備・マニュアルづくり、社内イベントの運営、などがあります。このほかに総合庶務として、受付電話の対応や、郵便物対応、お中元・お歳暮・年賀状の手配なども行っています。また、一般的に総務がここまでやっているのは珍しいようですが、通信端末や固定電話回線管理を情報システムグループと連携して行っていたり、社内報代わりの社内メルマガの発行をしたりもしています」

 

– オフィスの運営・管理を担当されている一環で、受付のデコレーションを行っているんですね。どんないきさつで始めたのですか？

 

小屋敷： 「2013年に現在のオフィスに移ったのですが、受付まわりのスペースを広くとっていたこともあり、少しさびしい印象がありました。そこで、何かできないか？と考えたのが始まりです。その後、受付周辺スペースは改築をしたのでさびしい印象はなくなりましたが、季節デコレーションは好評だったので続けています。『そろそろバレンタインですね』など、来客者の方との会話や、社員同士でもコミュニケーションのきっかけになっているようです。

元々、『活発なコミュニケーションが生まれるオフィス』というのは、現在のオフィスの設計段階からのテーマでした。飲み物やお弁当が買えるキッチンと呼ばれるカウンターや大きな本棚、多目的スペースをオフィスの中心に設けるなど、業務上関わりの深い社員だけでなく社内のいろいろな人と偶発的にコミュニケーションがとれるような工夫を取り入れました。

それらはうまく機能していますが、一方で『飽きさせない仕組み』も必要だと感じています。季節感のある装飾がオフィスにあれば、常に新鮮な気持ちになれますし、コミュニケーションのきっかけになります。季節ネタは誰もに共通する話題というのも良いですよね。

 

また、受付は社員だけでなく社外の来客者の方も必ず通る場所。お取引先様や採用面接等で訪れる方などに『おもしろいことをやってる会社だな』という印象を持ってもらえるといいなと思っています。オフィスも会社PRの一つのツールだと思ってやっています」

 

毎回ちょっとした工夫を取り入れることで、コミュニケーションがうまれる

– 社員向けの季節イベントについても教えてください。

 

小屋敷： 「はい。受付の装飾以外にも、季節行事に合わせて社内でイベントを行っています。これも、コミュニケーション活性化施策の一環です。実施形式はさまざまなのですが、決まった時間に社員に集まってもらい出し物やケータリングを楽しんでもらう形式と、お菓子などちょっとしたギフトを用意して社員が好きなときに取りに来ることができるという形式、どちらかのパターンが多いですね。社内で配られるギフトは、来客者の方にも自由にお取りいただけるよう、受付にも置いています。

 

最近では、4月にお花見イベントを行いました。これは前者の形式で、就業時間後にオフィス内の多目的スペースを使って実施しました。オフィス内ですが本物の桜の木や提灯を用意するなど、リアル感にもこだわりました。

実はこのお花見イベント、新卒入社したばかりの社員にコンテンツをプロデュースしてもらうのが毎年恒例となっています。今年は、やきそば屋やスーパーボールすくいなどの模擬店を出し、彼らに企画・運営をしてもらいました。新入社員にとっては先輩社員に顔を覚えてもらう機会にもなりますし、隣の模擬店に負けない集客を得るにはどうしたらよいかを考えるなど研修の一環にもなっていますので、人事とも連携しながら準備を進めました」

 

 

 

– 模擬店、初めての試みでしたがとても盛り上がっていましたよね！社内なのに、本当にどこか外の会場でお花見しているようでした。

 

小屋敷： 「それは良かったです！お花見イベントに限らず、どの季節イベントも毎年どこかに工夫を加えています。イベント自体は数年前から継続して行っているので、同じことをやっているだけではマンネリ化してしまうので……。今年の例では、年始に行う鏡割りでは、役員が某長寿番組の出演者たちに扮して出し物を行ったり、節分の企画では、ただ豆を配るだけではなく、鬼に扮した社長の吉松さんの写真がパッケージについているものを忍び込ませるという遊びを取り入れたりしました。

クリスマスには、吉松サンタからのプレゼントとして大量のお菓子が配られるのが毎年恒例ですが、昨年末はサンタのコスチュームも用意して数量限定で社員に配布しました。社員がサンタ姿で仕事をする風景がみられ、クリスマス気分が盛り上がりました！

 

期待を上回った何かがあると、『今年はすごいね！』と、コミュニケーションが生まれます。やっている私たちも嬉しいですし、社員同士も盛り上がれる。その一言が欲しくてやっているというところはありますね。年々、ハードルが上がるので大変ですが……（笑）」

コミュニケーション活性化により、仕事にも良い影響が

– たしかに、参加する側は楽しいですが、やる側は大変そう……。どのように企画を立てて準備しているのですか？

 

小屋敷： 「総務グループには私の他に2名のスタッフがいるのですが、3人でアイディアを出し合いながら企画を立てています。だいたい1ヶ月半くらい前からディスカッションを始め、タスクを割り振っています。

受付のデコレーションも同じで、3人で案を出し合って方向性を決めた後は、担当になった人がひたすらネット検索をして装飾雑貨を探すという……。『こんなのもあるんだ！』と楽しんでやっていますが、作業自体は地道です（笑）」

 

– 他の業務もたくさんある中で大変ですよね。それでも毎回高いクオリティーですごいです！

 

小屋敷： 「ありがとうございます。こうした施策は、『これをやらないと会社が回らない』という種類の仕事ではないので、つい後回しになってしまいがちです。それでも力を入れてやっているのには理由があります。

それは、会社経営の視点から見ても、社内コミュニケーションの活性化は重要だと考えているからです。これまで業務上でしか話したことのない人と仲良くなれば、その後の業務におけるコミュニケーションがよりスムーズになると思いますし、普段、仕事で接点の少ない部署の人と雑談をすることで、新しい視点に気が付くことがあるかもしれません。社員数が増えてきて遠くなってしまった、社員と経営陣との距離を縮める機会にもなります。そうしたことの積み重ねが、日々の仕事にプラスに働き、ひいては会社の業績にも良い影響を与えます。

とはいえ、いきなり会社から『さあ、みなさん積極的に交流してください！』などと言われても、なかなか難しいですよね。そのために、社員自身が楽しめて、自然にコミュニケーションが生まれる場づくりをしていくことが、私たちの役割です。

もちろん、ひとくくりに社員と言ってもいろいろな人がいるので、感じ方は人それぞれだと思います。例えば、まだ仕事をしている人もいる時間帯にオフィス内でイベントをやることについて、あまり好意的ではない人も中にはいます。そういった人の考えにも耳を傾けながら、『そういう人にも楽しんでもらうためにはどうしたらいいんだろう？』ということは、意識的に考えるようにしています」

 

– 全員の声に耳を傾けるのはなかなか難しそうですが……。

 

小屋敷： 「そうですね。私たちも日々、できるだけ多くの社員と話をするようにしていますが、全員というわけにはいきません。そこで、これは季節イベントやオフィス装飾に限った話ではないのですが、オフィスに関するアンケートを全社員対象に実施しました。現在結果をまとめているところなのですが、私たちが気づいていなかったような点も意見や要望として挙がってきており、とても参考になります。

もちろん、すべての要望を受け入れられるわけではないのですが、受け入れられない場合は『なぜダメなのか』の理由をきちんとフィードバックする予定です。

設備などのハード面、イベントなどのソフト面、どちらにおいても、オフィス環境は総務がつくるというのではなく、社員みんなでつくるという意識を私たちも大切にしていますし、社員のみなさんにもそう感じていただけるといいなと思っています」

 

– ありがとうございました！

 おわりに

オフィスを媒介としたコミュニケーション活性化施策に積極的に取り組んでいる総務グループのみなさん。社員数が増え、部署をまたいだコミュニケーションが生まれにくくなっているなか、こうした取り組みの積み重ねが会社全体の活力につながっています。

また、会社からの一方的な施策として行うのではなく、社員の声を取り入れながら「社員と一緒につくっていきたい」と語る小屋敷さんの姿が印象的でした。

そして何より、総務グループのみなさんが楽しんで取り組んでいる様子が感じられました。今後やってみたいと、温めている企画もあるそう。

 

本ブログでは、今後もこうしたアイスタイルグループのカルチャーを知っていただけるようなトピックをお伝えしていきたいと思いますので、お楽しみに！